回答促進メールを設定する

回答促進メールとは

回答促進メールとは、未回答者に対して、回答を促すために送信するメールです。送信回数と送信日時を設定できます。

通知メールの詳細：組織診断サーベイ回答促進メール

＜注意＞

このメールは、ユーザー設定でメールを「送信しない」に設定していても送信されます。

メール文面の設定手順

①「管理」画面▶「組織診断サーベイ 実施設定」をクリック

②「回答促進メール」をクリック

③「編集」をクリック

④「メール共通設定」の内容を入力して、「送信内容」を変更後、「保存」をクリック

「サーベイ担当者メールアドレス」は必ず入力してください。

A.サーベイ担当者メールアドレス

回答依頼メールの文末の「その他、実施内容や回答期限に関するお問合せ」の下部に表示されます。必ず設定してください。

B.ユーザー名を件名と本文に含める

含める場合はチェックをつけてください。

C.言語選択

日本語以外の言語でメールを送信する場合、言語ごとに文面を設定できます。プルダウンで言語を選択してから、編集してください。

D.メール件名

メールの件名を変更できます。上限文字数は50文字です。

E.本文

サーベイ名称や案内文面を変更できます。上限の文字数は2000文字です。
2回目以降のサーベイでは、前回登録した本文が引き継がれます。

画像が正常に表示されない場合

メールの画像が表示されない場合は、管理画面「システムメール設定」より表示形式を「画像なし」に変更してください。テキスト形式でメールが送信されます。 

本文：

○○様

組織の改善のため、組織診断サーベイの回答をお願いします。

回答期限： YYYY/MM/DD HH:SS
回答する (URL)

他の方への転送はお控えください。

●●様宛にお送りしています。 
もし本メールから他の方が回答をした場合、回答が上書きされる可能性があります。

送信回数・日時の設定手順

①「管理」 ▶「組織診断サーベイ 実施設定」▶「送信予定」をクリック

②「メール送信日時を編集」をクリック

③送信日時の変更や、送信予約の追加を行い、「保存」をクリック

詳細仕様

• 回答促進メールは、以下のルールで、デフォルトで送信回数と日時が設定されています。
  • 回答期間10日以上→3件（回答期間の真ん中の日・回答終了3日前・回答終了1日前）
  • 回答期間4日〜9日→2件（回答期間の真ん中の日・回答終了1日前）
  • 回答期間2日〜3日→1件（回答終了1日前）
  • 回答期間1日以下（＝24h以内）→0件
    ※1 回答期間が偶数の場合、回答期間中日の日付は「回答終了日に近い方の日付」で設定されます。
    ※2 送信時間は、回答依頼メールの送信時間で設定されます。
    
    
• 回答促進メールの送信日の選択肢に土曜日、日曜日、祝日も含まれます。送信日時設定の際は、お客様の休業日をご確認の上ご設定ください。
  
  
• メールの予約送信は１時間ごとに設定できます。
   
• サーベイ開始前に回答期間を変更すると、回答促進メールのスケジュールが変更されます。
  • サーベイ開始前
    送信回数と日時が自動的にデフォルトの設定に変更されます。その際、以下の確認画面が表示されます。
  • サーベイ開始後
    サーベイ開始後に回答期間を変更した場合は、回答促進メールの送信スケジュールは自動で変更されません。変更したい場合は、ご自身で再設定する必要があります。

サーベイ開始前に回答期間を変更した場合に表示される確認画面