閲覧権限設定 ルールで設定する
1.閲覧権限設定の概要
閲覧権限設定とは、「誰に」「どの部署/属性項目の」組織診断サーベイ結果を見せるかを設定するものです。
閲覧権限を付与されたユーザーは、以下の操作ができるようになります。
結果の閲覧
部署/属性項目の「結果・改善」画面を閲覧できる
改善項目の登録
部署/属性項目の改善項目/アクションプランを登録できる
※「アクションプラン担当者設定」で、部署/属性項目にアクションプラン担当者が未設定の場合は登録できません。
閲覧権限設定方法は2つあります。この記事では、ルール設定の手順を案内します。
CSVファイルによる設定は、操作マニュアル「閲覧権限設定CSVファイルで設定する」をご確認ください。
表 ❘ 閲覧権限設定の方法と利用シーン
| 設定方法 | 利用シーン | |
| ルール設定（推奨） | 条件を指定し、対象者にまとめて閲覧権限を付与 | ・すべての改善責任者に閲覧権限を付与したい ・役職「課長」に閲覧権限を付与したい |
| CSVファイル | CSVファイルを取り込み、対象者に個別に閲覧権限を付与 | ・削除された部署の過去結果の閲覧権限を付与したい ・特定の実施回のみの部署の閲覧権限を付与したい |
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閲覧権限は、ユーザー権限が「アクションプラン担当者」になっているユーザーのみに付与できます。ユーザー設定で閲覧権限を付与したいユーザーの権限を「アクションプラン担当者」に変更してから本操作を行ってください。 参考：アクションプラン担当者（ロール５）とアクションプラン担当者設定の違いがわからない |
2.ルール設定の概要
2-1.ルール設定とは
閲覧権限ルール設定では、アクションプラン担当者がどの組織・属性のサーベイ結果を閲覧できるかを設定します。条件を指定することで、対象者に一括で閲覧権限を付与できます。
画像 ❘ ルール設定でできること
2-2.ルール設定で指定できる閲覧範囲
ルール設定で指定できる範囲は、大きく「全体」「上位組織」「配下組織」「同階層の組織」の4パターンです。
例：以下の組織図で「管理部」を起点にそれぞれの設定をした場合、閲覧できる範囲は下図のようになります。
画像 ❘ ルールを指定できる範囲
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アクションプラン担当者が部署を兼務している場合は、主務の部署と同じルールで兼務部署にも閲覧権限を付与できます。 |
2-3.具体例
例：すべてのアクションプラン担当者に所属部署とその配下部署の結果を見せたい
画像 ❘ 設定する条件
この場合は、「対象ユーザー」、「閲覧する組織・属性」、「追加で閲覧する範囲」は下表のように設定をします。
表 ❘ 指定するルール
| 項目 | 指定するルール |
| 対象ユーザー | すべてのアクションプラン担当者 |
| 閲覧する組織・属性 | 対象ユーザーの所属部署(主務のみ） |
| 追加で閲覧する範囲 | 配下部署＞すべて カスタム集計基本項目にチェック ※1 |
※1 カスタム基本項目は任意です。設定をすると、アクションプラン担当者は、その部署に関連するカスタム基本項目の結果を閲覧できます。
上記の条件で設定をすると、管理部に所属しているアクションプラン担当者Aさんは、管理部とその配下部署の結果を閲覧できるようになります。
画像 ❘ アクションプラン担当者Aさんが閲覧できる部署
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その他の具体例やユースケースは、「閲覧権限ルール設定のユースケース」をご確認ください。 |
3.ルールを設定する前に
ユーザーに閲覧権限を付与するには、事前に必要な設定があります。
3-1.ユーザーロールの変更（必須）
閲覧権限を付与するには、ユーザーのロールを「アクションプラン担当者」に変更する必要があります。
ユーザー設定で閲覧権限を付与したいユーザーの権限を「アクションプラン担当者」に変更をしてください。
操作マニュアル：ユーザー一括設定 登録・編集・削除する
参考：アクションプラン担当者（ロール５）とアクションプラン担当者設定の違いがわからない
3-2.ユーザーが部署を兼務している場合、兼務部署の登録（任意）
ユーザーに兼務部署の結果も閲覧できるようにしたい場合は、ユーザーが兼務している部署を事前に登録する必要があります。また、役職ごとに閲覧権限を付与する場合は、兼務部署の役職もそれぞれ指定できます。必要な設定は以下です。
属性紐づけ設定で役職を設定する
ユーザーに兼務部署の役職を登録できるようにする設定です。
役職ごとにルールを設定する場合に設定が必要です。
ユーザー設定で兼務部署を登録する前に、属性設定で「役職」を設定してください。
操作マニュアル：属性紐づけ設定をする
ユーザー設定で兼務部署・役職を設定する
ユーザーの兼務部署を登録してください。
役職を設定している場合は、兼務部署ごとに役職を指定することができます。
操作マニュアル：ユーザー一括設定 登録・編集・削除する
4.操作手順
閲覧権限ルール設定では、対象のユーザーを指定する方法と、組織・属性を指定する方法の2通りがあります。
4-1.全員または個別のアクションプラン担当者にルールを設定する
アクションプラン担当者全員を対象にするか、特定の担当者のみを対象にするかを選択して、ルールを設定します。
4-2.組織・属性から一括でルールを設定する
特定の組織・属性を選択し、そこに所属するアクションプラン担当者に対して一括でルールを設定します。
4-1.全員または個別のアクションプラン担当者にルールを設定する
ルールを作成する
①「管理」▶「閲覧権限設定」▶「ルールの新規作成」をクリック
②「ルール名」を入力する
「ルール」は最大で50個まで作成できます。
同じ名前の「ルール」は作成できません。
③「対象ユーザーを選択」から条件を選択
「すべてのアクションプラン担当者を選択」の場合
入力項目はありません。ユーザーロールが「アクションプラン担当者」になっているすべてのユーザーに付与されます。
「個人を指定して選択」の場合
ユーザーの名前またはメールアドレスを入力してください。最大で200人まで設定できます
登録者が多い場合、「ユーザー設定」のファイルなどから、メールアドレスをコピーし、貼り付けることで、複数のユーザーを一括で追加できます。
④閲覧権限を付与したい組織・属性を選択
・対象者の所属組織（主務部署のみ）
「ユーザー設定」で登録されている主務部署の閲覧権限が付与される
・対象者の所属組織（主務部署+兼務部署）
「ユーザー設定」で登録されている主務部署と兼務部署の閲覧権限が付与される（兼務部署はユーザー設定で事前登録必要）
・任意の組織・属性
ユーザーの組織・属性に関わらず、ここで選択した部署・属性項目の閲覧権限が付与される
⑤「追加で閲覧する範囲」を選択する（任意）
手順④で選んだ部署を起点に、その上位や配下階層などまで閲覧させたい場合に設定してください。
例：「管理本部」に閲覧権限を付与し「全体」と「配下部署」にチェックを入れた場合
全体（組織全体）と、起点となる「管理本部」の配下部署全てが閲覧範囲になります。
その部署のカスタム集計基本項目の結果も閲覧させたい場合は、「カスタム集計基本」にチェックを入れてください。
⑥「内容を確認」をクリックし、このルールで閲覧権限が付与されるユーザーと部署・属性項目を確認する
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「ユーザー設定」が正しく設定されていない可能性があります。以下に該当する場合は、「ユーザー設定」を確認し、設定を変更してください。
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⑦画面右上「保存」をクリック
「付与・変更後のルール一覧」から、設定したルールでどのユーザーにどの部署の閲覧権限が付与されるかをCSVファイルで確認できます。
作成したルールで閲覧権限を付与する
⑧「管理」▶「閲覧権限設定」▶「権限の付与・更新確認へ」をクリックし、閲覧権限を付与する
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「ルール」を設定したら、必ず閲覧権限を付与・更新をしてください。この操作が完了しないとユーザーは結果を閲覧できません。以下の場合も本操作が必ず必要です。
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⑨「開始」をクリック
「付与・更新内容の一覧」から、ルールで設定した閲覧権限の付与・更新内容をCSVファイルでダウンロードできます。
選択したルールの「付与」が「済」、「更新必要有無」が「最新」になっていれば設定完了です。
4-2.組織・属性から一括でルールを設定する
ルールを作成する
①「管理」▶「閲覧権限設定」▶「ルールの新規作成」をクリック
②「ルール名」を入力する
「ルール」は最大で50個まで作成できます。
同じ名前の「ルール」は作成できません。
③「対象ユーザーを選択」▶「組織・属性から一括で選択」を選択
④「組織階層・属性」と「部署/属性項目」を選択し、対象ユーザーを主務のみにするか、兼務を含めるかを選択する
「主務または兼務」を選択すると、指定した部署に兼務として所属しているユーザーも、その部署の結果を閲覧できます。（兼務部署はユーザー設定で事前登録必要）
⑤閲覧権限を付与したい組織・属性を選択
・対象ユーザーの所属部署
手順④で指定した部署・属性項目の結果が、そこに所属しているユーザーに公開される
・任意の組織・属性
ここで選択した部署・属性項目の結果が、手順④で指定した部署に所属するユーザーに公開される
⑥「追加で閲覧する範囲」を選択する（任意）
手順⑤で選んだ部署を起点に、その上位や配下階層まで閲覧させたい場合に設定してください。
例：「管理本部」に閲覧権限を付与し「全体」と「配下部署」にチェックを入れた場合
全体（組織全体）と、起点となる「管理本部」の配下部署全てが閲覧範囲になります。
その部署のカスタム集計基本項目の結果も閲覧させたい場合は、「カスタム集計基本」にチェックを入れてください。
⑥「内容を確認」をクリックし、このルールで閲覧権限が付与されるユーザーと部署・属性項目を確認する
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「ユーザー設定」が正しく設定されていない可能性があります。以下に該当する場合は、「ユーザー設定」を確認し、設定を変更してください。
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⑥画面右上「保存」をクリック
「付与・変更後のルール一覧」から、設定したルールでどのユーザーにどの部署の閲覧権限が付与されるかをCSVファイルで確認できます。
作成したルールで閲覧権限を付与する
⑧「管理」▶「閲覧権限設定」▶「権限の付与・更新確認へ」をクリックし、閲覧権限を付与する
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「ルール」を設定したら、必ず閲覧権限を付与・更新をしてください。この操作が完了しないとユーザーは結果を閲覧できません。以下の場合も本操作が必ず必要です。
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⑨「開始」をクリック
「付与・更新内容の一覧」から、ルールで設定した閲覧権限の付与・更新内容をCSVファイルでダウンロードできます。
ルールの「付与」が「済」、かつ「更新必要有無」が「最新」になっていれば、設定は完了です。
4-3.登録した「ルール」を変更する
設定したルールの「編集」、「削除」、「コピーして新規作成」ができます。
①対象のルールをクリック
②「編集」「削除」「コピーして新規作成」をクリックし、操作を実行
③「権限の付与・更新確認へ」をクリック