SmartHRからユーザー情報を取り込む
ユーザー情報を取り込む前に
SmartHRからユーザー情報を取り込む前に、以下の設定を完了してください。
SmartHRとモチベーションクラウド エンゲージメントを連携する
連携設定は初回のみ必要です。
操作手順：SmartHRとモチベーションクラウド エンゲージメントを連携する
モチベーションクラウド エンゲージメントの組織・属性を登録・変更する
ユーザー情報を取り込む際に、SmartHRの情報をモチベーションクラウド エンゲージメントのユーザーの組織・属性情報に紐づけます。取り込む前に、モチベーションクラウド エンゲージメントの組織設定・属性設定の登録状況を最新にしてください。
操作手順
組織を登録する ※サービス間で組織情報を共通管理している場合は、共通管理ヘルプ：組織設定をご確認ください
属性を登録する ※サービス間で属性情報を共通管理している場合は、共通管理ヘルプ：属性設定をご確認ください
Step1. SmartHRとモチベーションクラウド エンゲージメントの組織・属性を紐づける
①「管理」▶︎「ユーザー設定」▶︎「外部サービスから一括取り込み」をクリック
②「サービスの組織・属性対応設定」をクリック
③「編集」をクリック
SmartHRから取り込む情報によって、必要な設定が異なります。
必要な設定を確認のうえ、④⑤にお進みください。
表 ❘ 必要な設定
| SmartHRから取り込む情報 | 必要な設定 | 取り込み先 |
| ユーザーの所属部署 | ユーザー所属部署の 取り組み設定 |
ユーザーの所属部署 |
| ユーザーの属性情報 | 属性対応設定 | ユーザーの属性情報 ※1 |
※1 属性紐付け設定で、「年齢」、「入社時期」、「勤続年数」を自動紐付けしている場合は、ここの属性情報に含まれません。属性紐付けをすると、ユーザーの生年月日・入社年月日を登録すると自動で設定されるため、ここでは対応不要です。詳細は、下記マニュアルをご確認ください。
操作マニュアル：属性設定 ユーザー情報と自動紐付けを設定する
※サービス間で属性情報を共通管理している場合は、共通管理ヘルプ：属性設定 ユーザー情報と自動紐付けを設定するをご確認ください
④ユーザーの所属部署取り込み設定をする
「ユーザーの所属部署取り込み設定」とは、SmartHRで登録されているユーザーの部署情報を
モチベーションクラウド エンゲージメントのユーザーの部署として取り込む設定です。
SmartHRからユーザーの部署情報を連携したい場合、設定してください。
〈事前準備〉
事前に以下の設定状況を確認してください。
1. SmartHRの「部署コード」がモチベーションクラウド エンゲージメントで登録されている「部署コード」に一致している。一致していない場合、どちらかを修正して一致させてください。
2.SmartHRの従業員「部署」アトリビュート制限で、「参照」にチェックがついている
〈操作手順〉
「ユーザーの所属部署も取り込む」にチェックする
「ユーザーの所属部署も取り込む」にチェックを入れることで、SmartHRに登録されているユーザーの「部署」がモチベーションクラウド エンゲージメントのユーザーの「部署」として連携されます。
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SmartHRから取り込めるのは、主務の部署1つのみです。兼務部署がある場合は、モチベーションクラウド エンゲージメントにユーザー情報を取り込んだ後、ユーザー設定で兼務部署を登録してください。 |
⑤属性対応設定をする
「属性対応設定」とは、SmartHRで設定された各ユーザーの役職などの属性情報をモチベーションクラウド エンゲージメントのユーザーの属性情報として取り込むために必要な設定です。モチベーションクラウド エンゲージメントの属性とSmartHRの属性の対応関係を設定してください。
〈操作手順〉
モチベーションクラウド エンゲージメント属性情報に紐づけるSmartHRの項目を選択し「保存」をクリック
SmartHRで「参照」を設定している情報のみ、選択するプルダウンに表示されます。
Step2. SmartHRのユーザー情報をモチベーションクラウド エンゲージメントに取り込む
ユーザー情報を取り込める条件
- 「ユーザー情報の取り込み」では、ユーザーの「新規登録」と「更新」のみが実行できます。ユーザー情報の削除は実行されません。モチベーションクラウド エンゲージメントに登録されたユーザー情報を削除したい場合は、モチベーションクラウド エンゲージメントの「ユーザー設定」で削除してください。
- ユーザー情報を取り込めるのは、SmartHRで以下の条件を満たしているユーザーのみです。
- SmartHRで「姓」「名」が登録済みのユーザー
- SmartHRで「退職済」でないユーザー
- SmartHRの「在籍状況」は、初めて取り込まれるユーザーのみ、モチベーションクラウド エンゲージメント「サービス利用可否」に以下の条件で取り込まれます。1度モチベーションクラウド エンゲージメントに取り込んだユーザーは、SmartHRの「在籍状況」を変更し、再度取り込んでも、「サービス利用可否」は変更されません。
- 在籍中：サービス利用「可」
- 休職中：サービス利用「不可」
- SmartHRの「カスタム従業員項目（/crew_custom_field_template）」の「参照」設定を当日に変更した場合、前日までの情報が連携される可能性があります。その場合は、翌日以降にユーザー取り込みを再実行するか、必要な項目だけをモチベーションクラウド エンゲージメントの「ユーザー設定」で変更してください。
初めて取り込まれるユーザーの「ロール」や「メール送信可否」など、一部の情報はモチベーションクラウド エンゲージメント自動で設定されます。変更が必要な場合はStep3. モチベーションクラウド エンゲージメントのユーザー情報を変更するをご確認ください。
⑥「ユーザー設定」▶︎「外部サービスから一括取り込み」▶「ユーザー情報を取り込む」をクリック
⑦「取り込みを実行」をクリック
「取り込みを実行」をクリックすると、SmartHRの情報がモチベーションクラウド エンゲージメントに取り込まれます。内容の修正が必要な場合は、実行前に変更してください。
⑧内容を確認し「次へ」をクリック
⑨取り込む情報を確認し「実行」をクリック
取り込みを実行する前に「ユーザー情報取り込みの差分一覧」をダウンロードし、取り込むユーザーや変更内容を確認できます。
連携する情報に修正がある場合は、SmartHRやモチベーションクラウド エンゲージメントで情報を変更してから、再度、「取り込み実行」をしてください。
Step3. モチベーションクラウド エンゲージメントのユーザー情報を変更する
初めて取り込まれるユーザーは、以下のようにモチベーションクラウド エンゲージメント「ユーザー設定」に自動で設定されます。ユーザー情報に変更が必要な場合は、取り込み後に、モチベーションクラウド エンゲージメントの「ユーザー設定」を変更してください。
表 ❘ 表のタイトル
| ユーザー設定の項目 | 登録されるユーザー情報 |
| ID | 未登録 ※1 |
| ロール | サーベイ回答者 |
| メール送信 | 送信する |
| 言語 | 日本語 |
| サーベイ回答方法 | メールまたはメッセージで回答 |
| サービス利用可否 | 在籍中：サービス利用「可」 休職中：サービス利用「不可」 ※2 |
※1 サーベイをIDで回答する場合にのみ登録が必要です。
※2 初回取り込み時のみSmartHRの「在籍状況」の登録状況に合わせて取り込まれます。
ユーザー設定で登録する情報の詳細は下記マニュアルをご確認ください。
操作マニュアル：ユーザー設定とは
※サービス間でユーザー情報を共通管理している場合は、共通管理ヘルプ：ユーザー設定とはをご確認ください
⑩「ユーザー設定」▶︎「外部サービスから一括取り込み」▶「ユーザー情報を確認する」をクリック
⑪「ユーザー設定」でユーザーの情報を変更する
操作手順は関連マニュアルを確認してください。
ユーザー一括設定 登録・修正・削除する
※サービス間でユーザー情報を共通管理している場合は、共通管理ヘルプ：ユーザー一括設定 登録・編集・削除するをご確認ください
ユーザー設定 個別で登録・編集・削除する
※サービス間でユーザー情報を共通管理している場合は、共通管理ヘルプ：ユーザー設定 個別で登録・編集・削除するをご確認ください